Sean informes comerciales, informes empresariales o informes psicológicos, a la hora de redactar uno todos comparten el mismo orden y expresión.
Según el Diccionario de la Real Academia un informe es una "noticia o instrucción que se da de un negocio o suceso, o bien acerca de una persona". Por tanto la función principal del informe, como su nombre indica es informar de algo.
El informe constituye un documento escrito que tiene el propósito de enterar de algo, presentando hechos y datos obtenidos, o investigaciones, indicando procedimientos utilizados y llegando a ciertas conclusiones y recomendaciones.
Para redactar bien un informe hay que tener unas ideas generales sobre sus características y su estructura. En principio, se pueden distinguir dos grandes tipos de informes:
Informe oral
Se trata de una exposición oral que presenta un resumen de hechos o actividades pasadas o presentes. Su objetivo es conseguir un buen conocimiento, informar, acerca de un problema determinado. Es por eso que debe ser claro y fácil de comprender. En un informe oral debe haber objetividad, el que lo realiza debe tomar una actitud neutral, limitándose a transmitir los hechos, es decir, presentarlos, pero sin intentar convencer ni influir en el ánimo de los receptores.
Por otra parte el discurso debe estar bien organizado. Debe contener tres partes:
Introducción o presentación del asunto que se va a informar: debe presentarse de forma que despierte interés en los receptores.
Cuerpo del informe: consiste en una exposición ordenada de los hechos. Se utilizarán ejemplos para apoyar la información.
Conclusión: se trata de un breve resumen donde se reúne y coordina todo el material que se ha presentado y se muestra que el objetivo ha sido o puede ser alcanzado.
Informe escrito
Es un texto en el cual, se expone de un modo preciso y objetivo un asunto determinado.
Detrás de un informe siempre hay una investigación, es decir, una reunión de datos que van a hacer posible el informe.
Dentro del informe escrito, se pueden encontrar informes teóricos o prácticos:
Los prácticos son por ejemplo los informes comerciales, los que resumen experiencias de laboratorio o los que exponen por ejemplo resultados de encuestas.
Los teóricos pueden ser de muchos temas: filosóficos, sociológicos o de cualquier índole. Lo que hacen es interpretar los datos obtenidos para llegar a generalizaciones.
Características del informe escrito
En un informe escrito debe tres características básicas:
- Objetividad, es decir, que todas las interpretaciones estén fundamentadas.
- Concisión, puesto que sólo debe contener la información necesaria.
- Sobriedad, es decir, que se emplee el lenguaje profesional y la terminología específica de la disciplina que trate el informe, con un lenguaje denotativo no afectivo.
Es así como se obtiene un informe veraz.
Estructura de los informes
Al igual que el oral, se pueden distinguir tres partes:
Introducción: consiste en la presentación del tema y su importancia, se exponen los elementos más importantes de éste.
Desarrollo: se resume toda la información que se ha recogido.
Conclusiones: se presentan todas las deducciones e ideas que se defienden.
Dentro de un informe escrito, se pueden introducir cuadros sinópticos, paneles estadísticos para apoyar la información, o anexos y notas informativas que completen el contenido del texto, así como bibliografías e índices que completen e ilustren las distintas partes del informe.
A modo de conclusión, se puede decir que un informe debe ser objetivo, claro, conciso, estar bien fundamentado, debe emplear la terminología específica con un lenguaje profesional o científico, y es necesario que posea una estructura bien definida.
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